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海南省ag国际亚游官网登陆 投资集团会计档案管理办法

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  • 时间:2011年12月01日
摘要:第一章总则第一条为了加强会计账簿和相关会计资料的管理,保证会计资料的安全完整,根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的有关规定,结合本公司实际情况,制定本办法。第二条本规定适用于ag国际亚游官网登陆 集团各成员企业。第三条本办法涉及的会计资料包括:会计凭证、会计账簿、会计报告、查账报告、各项财务制度、银行存款余额调节表、银行对账单以及经营管理和投资者权益有关的其他重要文件,如合同、章程等各种会计资料。第二章...

第一章  总则 

第一条 为了加强会计账簿和相关会计资料的管理,保证会计资料的安全完整,根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的有关规定,结合本公司实际情况,制定本办法。

第二条 本规定适用于ag国际亚游官网登陆 集团各成员企业。

第三条 本办法涉及的会计资料包括:会计凭证、会计账簿、会计报告、查账报告、各项财务制度、银行存款余额调节表、银行对账单以及经营管理和投资者权益有关的其他重要文件,如合同、章程等各种会计资料。              

第二章  保管、交接规定

第四条 各企业必须加强会计档案管理,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。

第五条 各企业每年形成的会计档案,应当指定专人保管,并负责整理立卷,装订成册。出纳人员不得兼管会计档案。

第六条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。(后附会计档案保管期限表)

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

 

附表:会计档案保管期限表

顺序号

档案名称

保管期限

一、会计凭证类

 

 

1

原始凭证、记账凭证              

15年

 

其中:涉及外来和对私改造和会计凭证

永久

2

银行存款余额调节表

5年

二、会计账簿类

 

 

1

日记账

15年

 

其中:现金和银行存款日记账

25年

2

明细账、总账、辅助账

15年

3

涉及外来和对私改造的会计账簿

永久

三、会计报表类

 

 

1

主要财务指标快报

3年

2

月、季度合计报

15年

3

年度会计报表

永久

四、其他类

 

 

1

会计档案保管清册及销毁清册

25年

2

财务成本计划

3年

3

主要财务会计文件、合同、协议

永久

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第七条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

第八条 保管期满的会计档案,除有未结清的债权债务以及未了事项外,可以按照以下程序销毁:

(一)由本企业财务部门提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起讫年度和档案编号、应保管期限、已保管期限,销毁时间等内容。

(二)总会计师在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)企业负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(四)销毁会计档案时,应当派员监销。

(五)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本企业负责人。

第九条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设企业,其保管期满的会计档案不得销毁。

第十条 实行会计电算化的企业,应当保存打印的纸质会计档案。

具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,根据国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局、ag国际亚游官网登陆 集团备案。

第十一条 各企业因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止企业的业务主管部门或者财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、法规另有规定的,从其规定。

第十二条 企业分立后原企业存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复印与其业务相关的会计档案;企业分立后原企业解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管,各方可查阅、复印与其业务相关的会计档案。企业分立中未结清的会计事项所牵涉的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

企业因业务移交其他企业办理所涉及的会计档案,应当由原企业保管,承接业务企业可查阅、复印与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接企业保存,并按规定办理交接手续。

第十三条 企业合并后原企业解散或一方存续,其他方解散的,原企业的会计档案应当由合并后的企业统一保管;企业合并后原企业仍存续的,其会计档案仍应由原各企业保管。

第十四条 建设企业在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交建设项目的接受企业,并按规定办理交接手续。

第十五条 企业之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的企业,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第三章  借阅、使用规定

第十六条 财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按规定顺序及时归还原处。若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续。公司内各部门若因公需要查阅会计档案时,必须经本部门领导批准证明,经财务经理同意,方能由档案管理人员接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作部门、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

第十七条 各企业保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本企业负责人批准,可以提供查阅或复印,并办理登记手续。查阅或者复印会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第十八条 各企业财务部门应负责上述会计资料的整理立卷或装订成册。实行会计电算化的企业,必须用计算机打印出所有的会计资料,并连续编号,经审核无误后装订成册,由责任人员签字盖章,以防止账页的散失和被抽换,保证会计资料的完整。

第十九条 各企业对本办法所含的会计资料必须科学管理,做到妥善保管,存放有序,查找方便。同时严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。

第二十条 本办法所含会计资料在移交企业档案部门保管前,由各企业财务部门负责会计核算的科室保管,并严格遵守相应的借阅、检查和使用的制度。

第二十一条 会计资料应积极对本企业内部管理和决策提供利用。企业内部因决策和管理的需要,须使用或借阅会计资料的,应由使用或借阅部室负责人签发的会计资料借阅申请,并具体说明用途,经财务部门负责人审核批准后,方可向会计资料保管部门借阅和查询有关会计资料。由此而获取的会计数据和信息,只能用于申请书所列明的用途,不得擅自挪做他用,更不得未经批准随意对外公开。

第二十二条 企业内部查询或借阅会计资料用于对外提供的,应经企业负责人批准同意,所摘录的会计信息和有关数据须由财务部门审核确认后,方可用于对外提供。

第二十三条 未经企业负责人和财务部门负责人同意,会计资料不得直接对外企业提供利用。对外企业直接提供利用的,原则上不得复印或外借,如有特殊需要,应报经企业负责人批准,并限期归还。为安全和保密起见,应与会计资料使用、检查和借阅的企业达成协议,明确会计资料借阅期间对方企业应承担的保管责任以及对所获取的会计信息应负有的保密责任。

第二十四条 通常在下列情形下,企业可以对外提供会计资料:

1、国家国有企业监事会依法履行对国有企业的监督管理职责,在根据实际需要定期或不定期对国有企业进行检查,包括查阅企业财务会计资料及与企业经营活动有关的其他资料时;

2、财政、税务、外汇管理局等国家职能部门对企业执行财政、税务、外汇管理制度情况进行检查时;

3、银行等金融机构对企业提供融资贷款等服务,在评价企业资信时,企业可对其提供有关财务会计资料;

4、会计师事务所、资产评估机构、律师事务所等社会中介机构根据国家的有关规定,对企业实施审计、资产评估、以及出具各种法律文件、需查阅企业的有关会计资料时;

5、上级主管部门或行业主管部门对下级企业、母公司对子公司进行财务检查或财务考核时;

6、依照国家法律法规的规定,须查阅企业财务会计资料的其他情形。

第二十五条 负责会计资料保管的部门应对会计资料借阅、检查和使用等情况形成详细登记和记录,并由会计资料提供人员和资料收取人员共同签章。对未及时归还的会计资料,要积极主动向资料借阅人索要;对不符合借阅规定的,不予借阅,保证会计资料的安全完整。

第二十六条 会计资料在归档移交档案管理部门时,应由负责保管的财务部门按照档案管理部门的要求整理立卷,并编造移交清册后,交档案管理部门清点、签收。

第三章  附则

第二十七条 本办法由集团财务部负责解释、修改和补充。

第二十八条 本办法自下发之日起执行。

 

 

 

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